Kongresse planen & professionell umsetzen
Ein erfolgreicher Kongress lebt von professioneller Planung, durchdachter Logistik und nahtloser Durchführung. Ob medizinischer Fachkongress, internationale Tagung oder wissenschaftliche Konferenz – COLUMBUS Congress & Events bietet Ihnen ein Rundum-Service für Kongresse jeder Größe. Mit fundierter Erfahrung, digitalen Tools und persönlicher Betreuung bringen wir Ihre Inhalte optimal auf die Bühne.
Unsere Leistungen für Kongresse im Überblick
Konzeption & Projektplanung
Der Grundstein für einen erfolgreichen Kongress liegt in einer durchdachten Planung. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein individuelles Konzept, das Ihre Ziele klar in den Mittelpunkt stellt. Wir erstellen detaillierte Zeit- und Budgetpläne, definieren Abläufe und Meilensteine und koordinieren alle beteiligten Partner:innen vom ersten Briefing bis zur finalen Umsetzung. Dabei achten wir auf Effizienz, Professionalität und klare Kommunikationswege, sodass alle Schritte ineinandergreifen. Unsere Erfahrung erlaubt es uns, vorausschauend zu planen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen rechtzeitig einzubinden. So entsteht eine stabile Basis, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung langfristig sichert und den Weg für eine reibungslose Umsetzung ebnet.
Teilnehmer:innenhandling & Registrierung
Ein professionelles Teilnehmer:innenmanagement ist das Herzstück jedes erfolgreichen Kongresses. Mit unserem modernen Registrierungssystem gestalten wir den gesamten Anmeldeprozess effizient und nutzerfreundlich. Dazu zählen die Online-Registrierung, automatisierte Bestätigungen, Zahlungsabwicklung sowie die persönliche Betreuung von Teilnehmer:innen per E-Mail oder Telefon. Vor Ort sorgen wir für einen reibungslosen Check-in mit Namensschildern und einem freundlichen Empfang. Als Veranstalter haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Teilnehmer:innenzahlen, Zahlungsstände und Statistiken – transparent, übersichtlich und zuverlässig.
Abstract- & Programmmanagement
Die inhaltliche Qualität ist entscheidend für den Erfolg eines Kongresses. Wir unterstützen Sie bei der Ausschreibung, Einreichung, Begutachtung und Verwaltung von Abstracts. Mit klaren Prozessen, digitaler Plattform und enger Abstimmung mit dem wissenschaftlichen Komitee stellen wir sicher, dass Beiträge strukturiert bewertet und rechtzeitig ins Programm integriert werden. Von der Erstellung des wissenschaftlichen Programms über die Kommunikation mit Referent:innen bis hin zu Speaker-Guidelines und Zeitplänen übernehmen wir die Koordination. So bleibt das Programm professionell organisiert und optimal auf die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen abgestimmt.
Sponsoring & Ausstellung
Sponsoren und Aussteller:innen sind eine wichtige Säule jeder Veranstaltung. Wir entwickeln attraktive Sponsoring-Pakete, die individuell auf Ihre Zielgruppen zugeschnitten sind, und übernehmen die gesamte Abwicklung – von der Ansprache über Verträge bis hin zur Zahlungsabwicklung. Darüber hinaus organisieren wir die Ausstellungsflächen, kümmern uns um die Einhaltung technischer Vorgaben und stehen als Ansprechpartner für Aussteller:innen jederzeit zur Verfügung.
Technik & hybride Formate
Die richtige Technik ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Gemeinsam mit erfahrenen Technikpartnern stellen wir sicher, dass Ton, Licht und Projektion professionell umgesetzt werden. Auch hybride Formate sind ein fixer Bestandteil moderner Kongresse: Wir realisieren Live-Streams, interaktive Q&A-Sessions und virtuelle Networking-Bereiche. Ergänzend bieten wir eine maßgeschneiderte Kongress-App, die Teilnehmer:innen mit Programmübersicht, Abstracts, interaktiven Tools und Push-Nachrichten versorgt. So wird Ihr Kongress nicht nur technisch perfekt umgesetzt, sondern auch digital erlebbar und nachhaltig in Erinnerung bleiben.
On-site-Betreuung & Nachbereitung
Vor Ort sind wir die zentrale Anlaufstelle für alle organisatorischen Fragen und sorgen dafür, dass der Ablauf wie geplant funktioniert. Unser Team koordiniert Teilnehmer:innen, Referent:innen, Sponsoren und Aussteller:innen und steht jederzeit als Ansprechpartner bereit. Vom Check-in am Morgen über technische Briefings für Speaker bis zum Galaabend begleiten wir Sie und Ihre Gäste professionell. Auch nach der Veranstaltung lassen wir Sie nicht allein: Wir übernehmen die Abrechnung, die Evaluation, die statistische Aufbereitung sowie die Dokumentation und Nachbereitung. So schließen wir Ihren Kongress professionell ab und schaffen eine wertvolle Basis für kommende Veranstaltungen.
Green Meeting Lizenzierung
Nachhaltigkeit ist für uns kein Schlagwort, sondern ein gelebtes Prinzip. Als offizieller Green Meeting Lizenznehmer begleiten wir Sie bei der Planung und Umsetzung einer umweltfreundlichen Veranstaltung.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Maßnahmen zur Reduktion von CO₂-Emissionen, fördern klimafreundliche Anreise, achten auf regionale und saisonale Catering-Angebote und unterstützen beim Abfallmanagement.
Auch soziale Verantwortung – wie barrierefreie Teilnahme oder soziale Projekte – spielt eine wichtige Rolle. Mit der Green Meeting Zertifizierung machen wir Ihr Engagement sichtbar und tragen dazu bei, Ihre Veranstaltung verantwortungsvoll und zukunftsorientiert zu positionieren.
Side Events
Ein Kongress lebt nicht nur von den Fachinhalten, sondern auch von den besonderen Momenten abseits des Programms. Ob festliches Kongress-Dinner, geselliges Get-Together oder spannende Field Trips – wir konzipieren und organisieren Side Events, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen. Mit kreativen Ideen, stimmungsvollen Locations und reibungsloser Umsetzung sorgen wir für bleibende Eindrücke und wertvolle Networking-Gelegenheiten.
Für wen wir Kongresse organisieren
- Medizinische und wissenschaftliche Fachgesellschaften
- Hochschulen, Universitäten & Forschungsinstitute
- Berufsverbände und Kammern
- Internationale Organisationen
- NGOs und öffentliche Institutionen
Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung
Mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Kongressorganisation begleiten wir Veranstaltungen mit 100 bis 2.000 Teilnehmer:innen. Unsere Kund:innen schätzen unsere Verlässlichkeit, unser Netzwerk und den persönlichen Zugang – ob für Präsenzformate oder digitale Lösungen.